Hora de preparar a prestação de contas
Advogado dá dicas de organização dos documentos para apresentar na Assembleia Geral Ordinária
Advogado dá dicas de organização dos documentos para apresentar na Assembleia Geral Ordinária
De acordo com o Código Civil, a Prestação de Contas e Previsão Orçamentária do condomínio devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembleia. Geralmente, costumam ser feitas no início do ano e o síndico deve deixar toda a documentação pronta. Para ajudar nesta importante tarefa, o advogado Rogério Manoel Pedro, especialista na área, faz uma lista dos documentos a serem apresentados e prepara algumas dicas para ordenar a convocação da AGO (Assembleia Geral Ordinária) e a documentação necessária.
Entre os documentos obrigatórios, estão os balancetes mensais do período da gestão do síndico, antecipadamente analisados pelo Conselho Fiscal. Também é importante apresentar os extratos bancários (conta corrente, poupança, aplicações financeiras) tirados no dia da assembleia, para apresentar a situação real e atualizada dos recursos financeiros do condomínio. Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e documentos do seguro do prédio também são apontados como necessários para dar transparência à gestão.
Além desses, o advogado recomenda que os conselheiros emitam um parecer à parte sobre as contas prestadas pelo síndico, apontando resumidamente os pontos que receberam comentários e suscitaram dúvidas, os esclarecimentos (ou omissão) do síndico sobre esses pontos, e a recomendação para a assembleia aprovar: aprovar com restrição ou reprovar as contas apresentadas. Esse parecer deverá ser anexado à ata desta assembleia, ou, caso seja emitido de forma oral, ser registrado em ata.
O síndico poderá também apresentar um resumo das contas e realizações do período de sua gestão, através de um sucinto relatório a ser distribuído aos presentes, ou apresentação por Power Point.
Além das dicas indicadas, o advogado diz que é importante que o síndico tenha em mãos todos os balancetes de sua gestão já conferidos e assinados pelos conselheiros até a data da AGO, bem como tenha sanado as eventuais irregularidades e comentários apontados por aqueles, de modo que a assembleia possa transcorrer de forma tranquila.
COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS
• Lançamento do Edital, incluindo como item de pauta a prestação de contas
• Convocação de todos os condôminos para a assembleia
• Disponibilizar a todos os presentes os balancetes do período para eventuais consultas, que geralmente ficam numa mesa, organizados por ordem cronológica, para livre acesso dos interessados
• Apresentação de um resumo das contas e realizações do período de sua gestão, através de um relatório a ser distribuído aos presentes ou apresentação por Power Point
• Exposição dos membros do Conselho sobre as contas prestadas e a recomendação (ou não) de sua aprovação
• Espaço para os condôminos apresentarem dúvidas e pedidos de esclarecimentos ao síndico e ao conselho fiscal
• Votação.
Saiba mais
Assembleia Geral Ordinária (AGO): É obrigatória por lei e deve ser realizada uma vez por ano. O foco é a prestação de contas, aprovação das despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária para o próximo ano. Muitos condomínios aproveitam a AGO para fazer a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal.
Assembleia Geral Extraordinária (AGE): São realizadas várias vezes ao ano para aprovar despesas emergenciais e assuntos gerais que não foram discutidos na AGO.
Assembleia Geral de Instalação (AGI): É feita para constituir um condomínio que acabou de ser entregue pela incorporadora.
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