Como blindar seu condomínio de fraudes?
Especialistas dão dicas de como os gestores podem evitar surpresas desagradáveis
Pelo menos 40 condomínios de São Paulo foram lesados recentemente por uma administradora que, alegando problemas financeiros, é suspeita de desviar aproximadamente R$ 30 milhões das contas bancárias dos condomínios. Só que o que parece um fato isolado, segundo o advogado e professor de Direito Condominial Alexandre Augusto Marques, é uma prática mais antiga do que se imagina.
“Casos assim são impactantes, ainda mais por quem passou a atuar na área na última década. Mas isso não é um fato inédito. Desde a década de 1980, principalmente em São Paulo, administradoras que faliam já se apropriavam do dinheiro de condomínios. Em 2011, em Porto Velho (RO), uma quebrou e prejudicou quase 30 edifícios”, cita Marques.
Entretanto, nos últimos anos, o especialista destaca que a ocorrência desse tipo de problema diminuiu bastante. Principalmente pela implantação de regras de accontability (prestação de contas) e a adoção de compliance (boas práticas de governança) por condomínios e, até mesmo, pelas empresas.
No entanto, ele lembra que, situações assim continuarão acontecendo se houver negligência da equipe diretiva do condomínio na fiscalização das contas. O advogado defende que o preço da ‘paz’ em uma gestão é a eterna vigilância.
Ideia compartilhada pela contadora Michele Lordêlo, que atua com auditoria para condomínios desde 2004 e é autora do livro ‘Manual Tributário para Condomínios’. Ela explica que normalmente os processos de fraude não ocorrem do dia para a noite.
“A exemplo do que ocorreu em São Paulo, situações assim têm diversas ações de médio e longo prazos traçadas pelos autores. E, somada a isso, há também a ausência de controle por parte do corpo diretivo e, até mesmo, pela falta do monitoramento mensal de um profissional de auditoria independente”, salienta Michele.
A especialista destaca que, sendo descobertos os indícios de fraude, o condomínio deve buscar no âmbito judicial a comprovação da fraude, por meio da perícia.
O que fazer para evitar fraudes?
De acordo com os especialistas, em primeiro lugar, o condomínio deve ter uma conta individual no banco para a gestão financeira e administrativa do imóvel. Mesmo que muitas administradoras ainda ofereçam em contrato a opção da chamada conta “pool” - conta conjunta com a empresa - eles não indicam essa modalidade, pois isso dificulta o controle do saldo bancário em tempo real.
Além disso, Marques lembra que o síndico deve exigir que a empresa apresente uma carta atualizada de seguro bancário da instituição financeira, onde avalize a operação da administradora; um seguro de responsabilidade profissional; e a cada seis meses, solicite à sua assessoria jurídica que providencie as principais Certidões Negativas de Débito (CNDs) de órgãos públicos e fiscais, da mesma forma que de cartórios de protesto. Isso vale tanto para o condomínio, quanto para a própria administradora.
“Ao menor sinal de que algo não vai bem, a gestão interna deve convocar a administradora para uma reunião. E, se for o caso, ainda referendar a solução junto a uma assembleia. Problema dividido é responsabilidade compartilhada com a massa condominial, além de ser uma obrigação do síndico, conforme o Art. 1.348 do Código Civil”, explica o advogado.
Já Michele lembra que outro ponto é a não delegação de funções. Ou seja, para a especialista, o síndico não deve transferir os deveres das suas funções administrativas. “O gestor precisa deixar registrado em assembleia os poderes de terceiros, mas as suas obrigações como síndico permanecem. O que não poderá fazer o síndico é se responsabilizar pelos atos de terceiros”, comenta.
Dessa forma, ela diz que a recomendação é para que os condomínios tenham clara a sua definição de papéis - quem planeja, quem executa, quem controla e quem monitora. “Posso garantir a todos, isso é mais simples do que parece, e evitaria casos desagradáveis e não palatáveis como esse”, conclui a auditora.
Procedimentos que devem ser revisados
• Mesmo ainda não havendo uma obrigatoriedade para a escrituração contábil (elaboração de demonstrativos contábeis) para condomínios, é dever da contabilidade/administradora efetuar o registro de contas reais e individuais do edifício. Dessa forma, as contas nas modalidades conjunta, virtual ou pool não devem ser utilizadas.
• Os condomínios devem separar o seu dinheiro de acordo com a finalidade. Por exemplo, fundo de reserva, quota extra etc. E o controle deve ser realizado com documentos que garantam a guarda dos saldos nas contas correspondentes.
• Fique atento às pastas de prestação de contas. Só assim a administração poderá perceber se em algum momento passar a receber fatura de consumo (água, energia elétrica) com multas, juros, cobranças e até parcelamentos. Caso isto ocorra, o síndico deverá questionar a empresa de contabilidade/administradora sobre os procedimentos e a recomendação de checagem junto às concessionárias.
Fonte: Michele Lordêlo
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